广西省自治区本级财政科技计划项目管理专业机构管理暂行规定

时间:2017-9-8 12:06:58  来源:广西省科技厅

桂科计字〔2017〕178号

第一章 总 则

第一条  为贯彻落实《广西壮族自治区人民政府印发关于深化自治区本级财政科技计划和科技项目管理改革实施方案的通知》(桂政发〔2015〕57号)精神,深化科技管理改革,规范对专业机构的管理,制定本规定。

第二条  本规定所称自治区本级财政科技计划项目管理专业机构(以下简称“专业机构”),是指经自治区科技计划管理厅际联席会议(以下简称“厅际联席会议”)审议确定的,具有独立法人资格,主要从事科技计划项目管理工作,承担自治区本级财政科技计划项目(以下简称“项目”)管理工作的科研管理类事业单位或社会化科技服务机构。

第三条  厅际联席会议负责审议专业机构的遴选和择优确定事项。厅际联席会议办公室设在科技厅,负责联席会议对专业机构的日常管理工作。

第四条  科技厅会同财政厅、发展改革委对专业机构的建设和发展进行统筹布局。科技厅、财政厅会同相关部门对专业机构的履职尽责情况等统一组织评估评价和监督检查。科技厅和行业主管部门加强对专业机构建设、管理队伍建设、制度建设、能力建设等宏观业务的指导和监管,在专业机构管理任务组织实施和科技成果转化应用中积极发挥协调作用,并提供相关条件保障。

第五条  专业机构依据国家、自治区有关规定和自治区项目管理任务委托协议,组织项目遴选、实施管理和结题验收等,对项目进行全过程管理,履行有关职责,对实现任务目标负责。

第六条  项目遴选、实施过程与结题验收分别管理。项目遴选、实施管理由同一专业机构负责,结题验收由另一专业机构负责。

第七条  专业机构按照委托任务情况,提出管理工作方案和管理费预算。科技厅根据任务工作量和专业机构绩效评估情况,确定并拨付专业机构管理费。

第二章 专业机构的职责与任务

第八条  制定所承担项目管理任务的管理工作方案,编制管理费概算。

第九条  参与编制项目年度指南等项目申报相关文件;

第十条  受理项目申请,组织项目评审评估,提出立项建议,组织签订项目合同(任务书)。

第十一条  开展项目过程管理,对项目实施和经费使用情况进行动态管理和监督评估;落实科技报告制度,加强知识产权管理。

第十二条  组织项目验收和后续管理,开展项目成果汇交,对项目相关资料等进行归档;按相关规定组织(或委托组织)项目验收并推进成果转化等后续管理工作。

第十三条  建立项目管理台帐记录,开展项目管理过程实时原始记录,定期对项目管理台账进行整理、归档,及时录入信息系统以便查询。

第十四条  对参与项目评估评审、过程管理和验收等咨询评审专家履职尽责情况进行监督并反馈。

第十五条  受理各方对项目管理和实施中承担单位、参与人员和专家的申诉和举报;受理相关单位或个人对项目申请、遴选和验收过程的异议、申诉以及对专业机构工作人员在项目管理中的违规、违纪行为的投诉;按相关政策规定及时处理反馈,并开展信用记录工作。

第十六条  在任务委托期间,出现重大变化导致任务无法正常实施时,及时向厅际联席会议办公室报告,提出调整或终止建议。

第十七条  开展相关科技领域研发动向调研和发展战略研究,提出广西科技发展建议,并围绕承担的管理任务,协调与科研人员、公众及媒体的关系,组织开展项目管理、技术研发等相关研讨、交流和培训工作。

第十八条  承担委托协议中约定的其他事项。

第三章 专业机构的申请与遴选

第十九条  申请专业机构必须同时具备以下条件:

(一)组织结构。具有独立法人资格的科研管理类事业单位或社会化科技服务机构。拥有相对健全的机构设置,设立有项目管理、行政、人事、监督和财务等部门。

(二)管理制度。有较为完善的项目管理、人事管理、经费管理、质量控制、风险控制、知识产权、信用管理、保密及档案管理等规章制度,实行不相容岗位分离和全程留痕管理,建立内部决策、执行和监督相互制约又相互协调的工作机制。

(三)管理能力。具有满足项目管理要求的相对稳定、结构合理且素质较高的专业化管理队伍;在相关科技领域具备较强的项目管理能力、组织协调能力及丰富的项目管理经验;熟悉国家和自治区有关财政政策和科研经费管理规定,建有规范的项目经费监督程序,具备对项目经费预算管理和监督的能力。

(四)管理条件。具有固定的办公场所和较完备的办公系统,能够依据有关管理规定和技术要求,依托自治区科技管理信息系统实施项目管理。定期对管理人员进行专业化培训。

(五)社会信誉。科技管理信用良好,运作规范,无违纪违法等记录。

第二十条  专业机构的遴选按以下程序进行:

(一)厅际联席会议办公室发布遴选专业机构公告。

(二)符合条件的科研管理类事业单位经相关部门推荐,向厅际联席会议办公室提出申请;符合条件的社会化科技服务机构可以直接向厅际联席会议办公室提出申请。申请单位必须按要求提交《自治区财政科技计划项目管理专业机构申请书》等申请材料。

(三)厅际联席会议办公室对申请单位的材料进行审查后,组织专家进行咨询论证。

(四)通过审查和论证的申请单位,经公示无异议后提交厅际联席会议审议,通过审议的单位纳入专业机构备选目录清单。

第四章专业机构的委托管理

第二十一条  列入备选目录清单的专业机构应该进一步加强规范管理,提高业务水平,建成具有完善的法人治理结构、健全的机构设置、完善的规章制度、高素质的科技计划项目管理团队的专业机构。

第二十二条  对专业机构提交的项目管理任务申请,厅际联席会议办公室结合任务特点和管理要求,从专业机构的项目管理能力、管理业绩、任务饱和程度、工作延续性以及管理工作方案可行性等方面,择优推荐拟承担管理任务的专业机构,并提交厅际联席会议审议。

科技厅代表厅际联席会议与专业机构签订委托管理合同,明确相关职责、权利和义务。

第二十三条  专业机构项目管理任务委托期一般为3年。到期前90天,专业机构可提交项目管理任务申请,经审议后续约或终止委托,由厅际联席会议办公室通知专业机构并及时向社会公布。

第二十四条  专业机构出现机构名称变更、法人类型变更、机构合并、分立、撤销以及法人代表变更等重大事项,应当自该事项发生之日起30日内向厅际联席会议办公室提出变更申请,厅际联席会议办公室接到变更申请后30日内完成评估意见,答复申请单位,履行相关程序。

第二十五条  专业机构如不再满足本办法第十九条规定条件的,由厅际联席会议办公室报请厅际联席会议审议后取消其专业机构资格,通知专业机构并及时向社会公布。

第二十六条  被终止项目管理委托任务或被取消项目管理资格的专业机构应按规定向重新确定的专业机构移交项目管理工作。

第五章 专业机构的运行规范

第二十七条  专业机构依据各类项目的相关管理规定、办法,通过统一的自治区科技管理信息系统开展项目管理工作。

第二十八条  专业机构依据相关管理规定,通过广西科技专家库选取和使用评审(咨询)专家。

第二十九条  专业机构建立年度报告制度。专业机构编制年度项目管理报告, 内容包括本机构运行情况、项目管理情况、项目实施情况、资金管理及使用情况、项目取得的重要成果以及对项目管理的意见建议等,并于每年12月底前提交厅际联席会议办公室。

第三十条  专业机构按照科技报告制度要求,组织、督促项目承担单位按规定提交科技报告,并将其科技报告提交和共享情况作为后续管理的重要依据。

第三十一条  建立机构信息公开制度。除涉密或法律法规另有规定外,专业机构在项目管理过程中,应依据相关信息公开制度和各类科技项目管理规定完成信息公开,接受社会监督。

第三十二条  建立机构人员管理制度。可根据业务需求,聘请高水平专家参与项目管理。加强与社会化科技服务机构、社会团体的人员交流与合作。定期对相关管理人员进行专业培训,建立高水平的专业化项目管理团队。

第三十三条  专业机构人员在开展项目管理过程中,应严格遵守国家有关法律、法规、相关制度以及自治区有关规定,严禁以下行为:

(一)承担或参加本机构受委托管理项目的研究;

(二)作为专家参与项目评审、验收工作并领取报酬和各种费用;

(三)参与本机构受委托管理项目研究论文、著作、专利等署名,作为本机构受委托管理项目科技奖励的候选人参与评奖;

(四)索取或者接受项目承担单位的宴请、礼品、礼金、购物卡、有价证券、支付凭证、旅游和娱乐健身活动;

(五)在项目承担单位兼职,并领取报酬;

(六)受利益相关方请托向评审专家输送利益,干预项目评审或向评审专家施加倾向性影响;

(七)泄漏管理过程中需保密的专家名单、专家意见、评审结论和立项安排的信息;

(八)索取、接受或者以借为名占用项目管理对象以及其他与行使职权有关系的单位或者个人的财物;

(九)其他有可能影响项目管理公正公平的行为。

第三十四条  建立廉洁从业风险防控机制,针对项目管理中的风险点,完善内部监控流程和技术手段,做好事前预防、过程留痕和重点防控。

第六章 专业机构的保密管理

第三十五条  专业机构应严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》、《科学技术保密规定》等国家保密法律法规,在项目管理中,按照国家、自治区相关保密规定,负责所承担管理任务的保密工作。

第三十六条  专业机构实行保密管理责任人制度。制定本机构项目管理保密细则,建立保密工作责任体系,加强保密宣传、教育和培训工作,确保责任落实到人。严格对涉密工作人员进行任前审查,在离岗离职时按要求办理文件资料移交手续,任何个人不得私自保存或者销毁秘密文件资料。

第三十七条  专业机构管理涉密项目应严格按照国家、自治区科学技术保密要求的程序和标准进行,评审时应与相关评审专家签订保密责任书;签订项目合同(任务书)时应与项目责任主体签订保密协议书;年度工作报告中应单独说明项目保密情况;验收时应将项目保密工作情况列为验收内容;举办会议或者其他活动时要采取相应的保密措施。

第三十八条  相关部门授权专业机构使用、保管的涉密文件资料,未经该部门批准,不得提供给其他单位和个人。其他单位向专业机构借阅、索取或抄录秘密文件资料时,应出具正式公函,并按程序报批。

第三十九条  专业机构利用广播、电影、电视、网络以及公开发行的报刊、书籍、图文资料和音像制品对机构自身或所管理的任务进行宣传时,不得涉及保密事项。

第四十条  专业机构发现泄密或者可能发生泄密的,应立即采取补救措施,并按规定及时向保密行政管理部门和上级主管部门报告。

第七章 专业机构的档案管理

第四十一条  专业机构在承担管理任务期间,负责相关项目的档案管理工作,按照集中统一管理的原则,建立完善项目管理档案制度,对项目管理进行全程完整记录,保留相关等文件资料。项目管理档案应当完整、真实、准确、安全,归档留存时间不少于10年。

第四十二条  专业机构应建立层次清晰、职责明确的档案管理责任体系,确保档案管理工作责任落实到人。相关工作人员在离职时,须交清应归档的文件材料、借阅的档案以及过程记录、电子文档,不得擅自留存或处理。

第四十三条  专业机构在项目组织实施过程中,应按自治区有关规定和标准规范,形成、收集、整理各种形式和载体的档案,相关人员不得拒绝归档或者据为己有。

第四十四条  专业机构在其所承担的管理任务验收后,应按规定对相关档案进行统一保管。

第四十五条  专业机构应按照档案数字化建设要求,积极开展档案数字化建设,逐步实现档案的全数字化管理,提高档案现代化管理水平。

第八章 专业机构的监督和评估

第四十六条  按照自治区本级财政科技计划相关管理规定,对专业机构开展监督工作。厅际联席会议办公室督查和评估专业机构履行职责等情况,并做好信用记录。

监督和评估主要采取日常检查、专项检查、专项审计以及绩效评估评价等方式。

日常检查重点是对专业机构项目管理情况进行监管。任务委托方应与受托的专业机构定期召开例会,研究项目管理过程中的问题。

专项检查重点是对专业机构法人责任落实情况、内部控制和管理制度的建设及执行情况、执行有关财经法规情况,以及项目管理的科学性和规范性进行检查。

专项审计重点是对专业机构管理经费使用的合法性、合规性和合理性,以及内部管理有效性等进行审计。一般委托具备相应资质和能力的机构开展。

绩效评估评价重点是对专业机构履职尽责情况及其负责管理的项目实施绩效进行评估评价。一般择优委托第三方机构开展。

第四十七条  根据信息公开有关规定,向社会公开专业机构履职信息,接受社会监督。

第四十八条  专业机构违反相关管理规定,在工作中存在弄虚作假、管理混乱或发生重大事项未及时报告等,影响管理工作正常开展的,厅际联席会议办公室对其提出整改意见和整改期限并监督其整改。

第四十九条  建立问责机制和责任倒查机制。专业机构工作人员在项目管理中存在严重失职、渎职、滥用职权等行为的,追究相关责任。

第五十条  专业机构经整改后仍未达到要求的,或因重大管理过失造成严重损失的,或存在泄漏国家秘密、设租寻租、徇私舞弊、滥用职权等行为造成恶劣影响的,经厅际联席会议审议后,取消项目管理资格,并及时向社会公布。

第五十一条  加强专业机构信用管理,专业机构的信用评价和监督评估结果作为专业机构遴选和动态调整的重要依据。同等条件下,信用评价好的专业机构优先承担管理任务,对于连续实施的专项任务,可优先委托此类机构继续承担管理工作。

第九章  附 则

第五十二条  本规定由科技厅负责解释。

第五十三条  本规定自发布之日起施行。


广西壮族自治区科技厅 
2017年8月31日